Rechtsdokumente

Dokumentenablage und Vorgängerbeziehung

Mit Quality Workflow Rechtsdokumente haben Sie eine elektronische Ablage für Ihre Behördendokumente und gesetzlichen Vorschriften ihrer Betriebsanlagen

Jedes Rechtsdokument kann mit einer Befristung versehen werden, vor deren Ablauf Sie rechtzeitig per E-Mail informiert werden.

Über die komfortable Verknüpfung eines Dokuments mit seinem Vorgängerdokument sind Sie in der Lage, auf Knopfdruck alle Änderungen einer Betriebsanlage zusammengefasst darzustellen.

Prüfpflichten

Jedes Rechtsdokument beinhaltet normalerweise eine oder mehrere Prüfpflichten. Mit Quality Workflow legen Sie in den Auflagen die Prüfpflichten fest. Zu jeder Auflage gehört die interne Verantwortung sowie optional eine externe Prüfstelle.

Über das Prüfintervall legen Sie fest, wie oft Quality Workflow für Sie vollautomatisch einen Prüfauftrag erzeugen soll.

Auf Wunsch werden Sie per E-Mail über die bevorstehenden Prüfungen benachrichtigt.

Einmalige Prüfungen

Häufig beinhalten behördliche Auflagen einmalig durchzuführende Prüfungen, beispielsweise um den Nachweis zu erbringen, dass eine Brandschutztür einer bestimmten Type eingebaut wurde.

Quality Workflow unterstützt Sie dabei, indem Prüfungen nicht nur wiederkehrend, sondern auch einmalig festgelegt werden können.

Über den einmal erzeugten Prüfauftrag dokumentieren Sie die Überprüfung, und können damit den Nachweis auf Knopfdruck erbringen.

Der Katalog Rechtsdokumente-Typen

In diesem Katalog legen Sie selbst fest, wie Sie Ihre Rechtsdokumente klassifizieren möchten. Auf Wunsch in mehreren Sprachen.

Der Rechtsdokumente-Typ hilft Ihnen, Ihre Rechtsdokumente einfacher zu finden.

Manuelle und automatische Terminierung

In der Terminierung werden die Überprüfungsaufträge erzeugt. Im Vorlauf bestimmen Sie selbst, für welchen Zeithorizont Sie die geplanten Aufträge erzeugen möchten.

Das Startdatum hilft Ihnen bei der Systemeinführung, um die nächste Prüfung basierend auf dem Datum der letzten Prüfung zu erzeugen.

Außerdem können Sie mit dem Startdatum mehrere Prüfvorgänge auf den gleichen Tag zusammenlegen. Das spielt besonders bei externen Prüfungen eine wichtige Rolle.

Hinterlegte Dokumente

Mit Quality Workflow hinterlegen Sie alle benötigten Dateien direkt beim Rechtsdokument, egal ob es sich dabei um Bilder, PDF Dokumente, Word Dateien, usw. handelt.

Sämtliche Dokumente werden in der Quality Workflow Datenbank sicher abgelegt.

Ein intelligenter Hintergrunddienst überprüft, ob Dokumente mehrfach vorkommen. Falls das der Fall ist, werden die Dokumente zusammengefasst und der Speicherplatz automatisch reduziert.

Die hinterlegten Dokumente sind auch in den Aufträgen abrufbar.

Aufträge

Die Auftragsverwaltung bietet Ihnen eine gute Übersicht über alle geplanten, freigegebenen und abgeschlossenen Aufträge.

Mit Quality Workflow haben Sie die Möglichkeit zur Verwaltung gefundener Mängel. Ein Auftrag lässt sich erst dann abschließen, wenn der Mangel beseitigt wurde.

Alle Auftragsdokumente, Nachweise, Fotos, usw. hinterlegen Sie als Datei direkt beim Auftrag. Somit reduzieren Sie das Papierarchiv und sparen Suchzeit.

Das Vieraugenprinzip beim Auftragsabschluss stellt sicher, dass nur befugte Personen einen Auftrag abschließen.

Die Zeiterfassung

Über die Zeiterfassung geben die Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten ein. Zeiten können Sie entweder auf einen Auftrag oder direkt auf ein Objekt buchen.

Wahlweise können Sie die Zeiten mit von – bis eingeben, oder nur die benötigten Stunden. Eine eigenes Recht im Berechtigungssystem erlaubt es Ihnen, dass eine Person für jemand anderen Zeiten erfasst.

Über den bei der Person hinterlegten Stundensatz ermittelt Quality Workflow die Arbeitskosten.

Auswertungen

Im Auswertemodul analysieren Sie Aufträge, Meldungen, Arbeitszeiten und Kosten ganz einfach. Sie können jede Auswertung nach unterschiedlichsten Bedingungen filtern und diese Filter zur späteren Verwendung speichern.

Die ermittelten Daten werden als Tabelle und als Grafik dargestellt, und lassen sich auf Knopfdruck in Excel oder als PDF ausgeben.

Quality Workflow unterstützt Säulen-, Balken, Linien-, Kreis-, Ring-, Flächen- und Radardiagramme.

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