Aufgabenmanagement

Die Aufgabenstruktur

Mit der Quality Workflow Aufgabenstruktur fassen Sie alle Ihre Aufgaben übersichtlich zusammen. Gliedern Sie vollkommen frei, z.B. nach Projekten, Besprechungen, KVP Sitzungen, Reklamationen, usw.

Und das beste dabei ist:
Sie sehen nur jene Ausschnitte aus der Aufgabenstruktur, die Sie betreffen, nämlich genau jene wo Sie

  • Inhaber einer Aufgabe sind
  • Erlediger einer Aufgabe sind
  • Verantwortlich für einen Aufgabeknoten sind
  • In einer Teamdefinition zugewiesen sind

Diese von Quality Workflow automatisch bereitgestellte Funktion ermöglicht ein müheloses, übersichtliches Arbeiten mit vielen Personen.

Die Aufgabenliste

Die Aufgabenliste stellt Ihnen alle Ihre Aufgaben als einfache Liste dar. Über ein Herkunftsfeld können Sie erkennen, aus welchem Teil der Struktur die Aufgabe kommt.

Die Aufgabenliste bietet Ihnen umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten, so können Sie z.B. auch in der Aufgabenliste alle Aufgaben eines bestimmten Knotens ausfiltern.

Die Ampel gibt Ihnen mit rot – gelb – grün einen schnellen Überblick über den Status Ihrer Aufgaben.

Aufgabendetails, Inhaber und Erlediger

In den Aufgabendetails legen Sie die Bezeichnung der Aufgabe, Inhaber und Erlediger an.

Weiters können Sie hier noch die Aufgabenpriorität und das Ergebnis aus einem von Ihnen festgelegten Katalog auswählen.

Bei Einzelaufgaben geben Sie das Erledigungsdatum direkt an. Bei Vorlagen, Folgeaufgaben und Intervallaufgaben geben Sie eine Dauer an.

Notizen für Inhaber und Erlediger

In den vorgesehenen Notizelementen tragen Sie so viel Beschreibung wie nötig ein.

Inhaber und Erlediger können eigene Notizelemente verwenden.

Dateien

Wie in allen Quality Workflow Modulen können Sie auch bei der Aufgabe (natürlich auch bei den Knoten in der Struktur) beliebig viele Dateien zuordnen.

Sie müssen nicht darauf achten, ob eine Datei schon wo zugeordnet ist. Der integrierte Filestorage Optimizer prüft regelmäßig, ob gleiche Dateien vorkommen, und reduziert sie dann auf eine.

Egal ob JPEG, PDF, Word oder Video. Sie können jede beliebige Datei zur Aufgabe speichern.

Kataloge für Priorität und Ergebnis

Mit den Katalogen sind Sie in der Lage, Ihre eigenen Aufgabenprioritäten und -ergebnisse abzubilden.

Selbstverständlich in mehreren Sprachen.

Sollten Sie mit den vorhandenen Katalogen nicht das Auslangen finden, bietet Ihnen Quality Workflow mit den Zusatzfeldern die Möglichkeit 5 weitere Kataloge frei zu definieren.

Aktivierungsdatum und Terminverschiebung

Wenn Sie bei einer Aufgabe ein Aktivierungsdatum angeben, wird der Workflow nach dem Start bis zu diesem Datum automatisch verzögert. Ein typisches Anwendungsgebiet sind Aufgaben, die weit in der Zukunft liegen. Sie starten den Workflow jetzt, und können die Aufgabe so lange vergessen, bis Sie Ihnen von Quality Workflow automatisch zur Annahme vorgelegt wird.

Über das Feld Terminverschiebung geben Sie dem Aufgabenerlediger eine Flexibilität für den Erledigungstermin. Der hier angegebene Puffer kann auf einmal oder in Etappen aufgebraucht werden. Natürlich mit automatischer Benachrichtigung an den Aufgabeninhaber.

Folgeaufgaben

Folgeaufgaben dienen dazu, umfangreiche Workflows zu automatisieren.

Folgeaufgaben werden bei Erledigung der Vorgängeraufgabe automatisch gestartet.

Sie können beliebig viele Folgeaufgaben parallel festlegen und die Folgeaufgaben beliebig tief schachteln.

Intervallaufgaben

Wiederkehrenden Intervallaufgaben werden von Quality Workflow automatisch erzeugt und zur Annahme vorgelegt.

Sie können selbst festlegen, ob die nächste Intervallaufgabe nach einem fixen Zeitplan, oder bei Erledigung der Vorgängeraufgabe erzeugt wird.

Mehrfachänderungen

Die Funktion Mehrfachänderungen unterstützt Sie dabei, eine Änderung auf beliebig viele Aufgaben anzuwenden.

So sind Sie zum Beispiel in der Lage, mit einem Knopfdruck alle Aufgaben eines Projektes anzupassen.

Die Workflowfunktionen

Über die integrierten Workflowfunktionen steuern Sie den Informationsfluss.

Die Workflowfunktionen sind sowohl in der Aufgabenstruktur als auch in der Aufgabenliste verfügbar.

Der Aufgabeninhaber hat die Möglichkeit vom vorgesehenen Workflow abzuweichen und kann zum Beispiel eine Aufgabe zu jedem Zeitpunkt abbrechen oder beenden.

Multi-Workflow

Egal ob Sie eine oder mehrere Aufgaben, einen oder mehrere Aufgabeknoten angeben, Quality Workflow sucht automatisch nach den Aufgaben, für die der gewünschte Workflow möglich und zulässig ist.

Damit sind Sie zum Beispiel in der Lage, mit einem Knopfdruck sämtliche Aufgabe eines Projektes zu starten, oder mehrere Aufgaben gleichzeitig anzunehmen.

Diese Funktion erleichtert Ihnen das Leben sehr stark, wenn Sie Projekte mit großen Aufgabenbündel bearbeiten.

E-Mail Messaging

Das integrierte E-Mail Messaging stellt umfangreiche Funktionen zur Information und Erinnerung zur Verfügung.

Dabei legen Sie selbst fest, wann und an wen die Benachrichtigungen gesendet werden.

In jeder Nachricht befindet sich ein Link, mit dem Sie punktgenau zur betreffenden Aufgabe springen können.

Über das Farbschema blau-gelb-rot-grün können Sie sofort erkennen, wie es um die Aufgabe steht.

Die Aufgaben History

Sämtliche Aktivitäten die Sie im Aufgabenmanagement durchführen, werden unveränderbar in der History gespeichert.

Sie sehen alle Daten vor und nach der Änderung, inklusive der zugehörigen Dateien.

So sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie selbst oder Ihre Auftraggeber einen lückenlosen, unveränderbaren Nachweis verlangen.

Kostenloser Testzugang

Sie möchten Quality Workflow testen ?
Fordern Sie unseren kostenlosen Testzugang an!

© Copyright Quality Workflow GmbH 2017